A metodologia Lean Office tem se mostrado uma abordagem eficaz para otimizar as operações e os processos em diversos setores. 

No contexto da construção civil, onde a gestão eficiente de projetos, documentação e fluxos de trabalho é algo essencial, a aplicação do Lean Office traz uma série de benefícios.

Desde a redução do retrabalho até a melhoria da comunicação entre as equipes e o aumento da satisfação do cliente, a técnica se mostra uma abordagem promissora para impulsionar a eficiência e a competitividade do setor.

Para falar sobre o assunto, conversamos com Renato Mariz, head de Lean na Construção do Lean Institute Brasil (LIB). Acompanhe o artigo para saber mais!

Entendendo a metodologia Lean Office e como ela pode ser aplicada no ambiente das construtoras e incorporadoras

Renato Mariz inicia a entrevista explicando que a metodologia Lean Office consiste na aplicação de conceitos e princípios Lean Thinking ao ambiente de escritório. 

“Normalmente, as implementações do sistema Lean são chamadas de ‘jornadas Lean’. A jornada começa geralmente nas obras e depois vai escalando e chega ao escritório”, afirma. 

Mariz acrescenta que os principais problemas identificados nas construtoras e incorporadoras estão nas etapas de suprimentos e projetos. Segundo ele, algumas empresas que trabalham com o LIB têm aplicado metodologias Lean no ambiente Office.

Entre os exemplos, o entrevistado cita o Mapeamento do Fluxo de Valor, ferramenta também originada na manufatura e adaptada para o contexto do office; além do Trabalho Padronizado e do Gerenciamento Diário (GD). 

“Várias ferramentas e conceitos do sistema Lean surgiram na indústria e têm sido adaptados para esse ambiente”, ressalta.

“Hoje temos aplicações em projetos e suprimentos e também estamos evoluindo para algumas jornadas específicas na área de TI e jurídica de algumas empresas”, exemplifica Mariz.

“Então, a jornada começa na obra, vai escalando, normalmente nos setores de projetos e suprimentos, e depois nas demais áreas como qualidade, planejamento, segurança, RH, finanças, entre outras”, completa.

Processos administrativos em construtoras e incorporadoras que podem se beneficiar com a aplicação do Lean Office

De acordo com o entrevistado, os principais processos administrativos incluem o desenvolvimento de produtos e projetos, toda a parte de incorporação e de conceituação do produto, desenvolvimento e entrega. Eles, inclusive, reúnem os principais gargalos.

“A aplicação do Lean no escritório tem ajudado bastante a encurtar lead times, a reduzir erros, a mitigar retrabalhos e a entregar mais valor para o cliente final, além de gerar produtos com maior qualidade, com maiores benefícios e cumprindo prazos”, destaca o especialista.

“Então, encurtar o lead time é muito importante. Muitas obras têm o problema de atraso de material e de dificuldade na contratação de mão de obra, muitas vezes geradas por barreiras criadas por burocracias criadas entre departamentos”, enfatiza. 

Neste cenário, o Lean Office ajuda a aproximar as áreas e a entender os problemas na origem para que a empresa possa atuar em cima dos desafios, eliminando-os de vez ou, ao menos, mitigando os desperdícios.

“Os desperdícios também são muito frequentes nesse ambiente de office. O principal, neste caso, é a gente identificar muito bem qual o problema que precisa resolver e é lá que a gente deve atuar”. 

Desperdícios identificados e como a metodologia Lean Office pode ajudar a reduzi-los

Na opinião de Renato Mariz, os desperdícios mais comuns encontrados no ambiente administrativo são a espera entre os processos e os retrabalhos. 

Para minimizar esses desperdícios, ele cita algumas ferramentas importantes, como o Mapeamento de Fluxo de Valor, o Gerenciamento Diário (GD), o Trabalho Padronizado e a Gestão Visual.

“Essas ferramentas têm ajudado a encurtar os prazos, melhorar a qualidade da entrega e reduzir erros, especialmente em projetos e suprimentos”, relata.

As melhorias do método Lean Office para construtoras e incorporadoras

Renato Mariz conta que recentemente o Lean Institute Brasil apoiou a adoção do sistema Lean na área de Office de uma construtora. O objetivo foi  buscar melhorias em diversos processos administrativos.

Ele cita que, nesta empresa específica, havia uma quantidade enorme de dificuldades.

“Colocamos em prática uma série de contramedidas. Um realinhamento dos cronogramas de trabalho tendo como base todos os departamentos e uma padronização de atividades nas obras”, exemplifica.

“Realizamos também um Mapeamento do Fluxo de Valor, com a percepção do estado atual e elaboração de um estado futuro, sempre analisando as causas raízes dos problemas”, completa.

Mariz acrescenta que alguns objetivos pretendidos com essas ações já estão aparecendo, entre eles a redução do lead time, maior assertividade com o uso dos recursos, eliminação de gargalos, maior integração das equipes, redução do refluxo e do retrabalho e melhor planejamento.

Os principais desafios para implementar o Lean Office e como superá-los

Ao implementar o Lean Office dentro de uma construtora ou incorporadora, é natural que surjam muitos desafios, entre eles o fato de muitas pessoas não conhecerem a metodologia Lean.

Outros pontos percebidos como desafios pelo especialista é a dificuldade em identificar o problema e as pessoas. 

“As pessoas de um modo geral são mais resistentes à mudança, à implantação ou, às vezes, não creem na metodologia, no modelo do Lean”, opina. 

Com relação ao problema que precisa ser resolvido, Renato Mariz diz que é importante realizar um bom diagnóstico.

“Fazer um alinhamento com os responsáveis, tanto com a liderança como com quem está lá na ponta fazendo o trabalho. Então, as reuniões prévias e um bom diagnóstico ajudam nesse sentido”, explica.

Com relação às pessoas, é essencial fazer uma conexão entre os departamentos para ‘quebrar os silos’ e conectar as problemáticas no fluxo de valor.

“Ou seja, não tenho que melhorar só o meu departamento, mas sim o fluxo de valor desse processo como um todo, de ponta a ponta. Então, é preciso ter uma visão mais holística, uma visão mais macro do processo”, finaliza o convidado. 

Enquanto a metodologia Lean Office melhora o rendimento e diminui os desperdícios no setor administrativo, a Lean Construction otimiza os processos no canteiro de obras. 

Saiba mais no artigo Lean Construction: construção civil ágil e enxuta!